A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo di emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture elettroniche è esteso a tutte le Pubbliche Amministrazioni. Infatti, Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, gia’ partire dal 6 giugno 2014, non potevano più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La stessa disposizione si applicherà, a partire dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali. Trascorsi 3 mesi da questa datale PA non potranno procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

Il processo di fatturazione verso la Pubblica Amministrazione si articola come di seguito evidenziato:

• la predisposizione della fattura in formato XML secondo lo standard pubblicato sul sito http://www.fatturapa.gov.it;
• la firma della fattura da parte del fornitore o di un soggetto terzo delegato;
• l’invio della fattura al Sistema di Interscambio preposto alla consegna della stessa all’ufficio destinatario dell’Ente pubblico;
• la ricezione delle notifiche e dei riscontri inviati dal Sistema di Interscambio a fronte dell’esito della trasmissione della fattura;
• la conservazione della fattura secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

Analizziamo alcuni dei principali aspetti connessi a tale obbligo.

BACKGROUND NORMATIVO

L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”. Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

Gestore del Sistema d’Interscambio è l’Agenzia delle Entrate (decreto ministeriale del 7 marzo 2008), alla quale sono stati demandati i seguenti compiti: coordinamento con il sistema informatico della fiscalità, controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio, vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni, gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. Inoltre, l’Agenzia, periodicamente, relaziona al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull’andamento e l’evoluzione del sistema.

Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione e i servizi di supporto e assistenza, sono disponibili su www.fatturapa.gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni.

 SOGGETTI INTERESSATI

Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:

• gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Va precisato che le fatture emesse dagli intermediari per la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi e per la riscossione mediante modello F24 sono, al momento, derogate dagli obblighi.
• le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica.
• gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. Possono servirsi degli intermediari anche le PA per la ricezione del flusso elettronico dei dati e per l’archiviazione sostitutiva.

IL SITO “FATTURE PA”

All’interno di www.fatturapa.gov.it è prevista una sezione dedicata ai servizi/strumenti, differenziati per utente (operatori economici, PA e intermediari), che consente di:

• gestire le procedure di accreditamento dei canali (web, web service, SpCoop, Ftp, Pec)
• controllare la correttezza o meno del contenuto della fattura replicando i controlli effettuati dal Sistema di Interscambio
• monitorare lo stato, all’interno del perimetro del Sistema di interscambio, delle fatture transitate attraverso il medesimo Sistema
• simulare, per un periodo determinato di tempo, le fasi del processo (compilazione, invio, ricezione di fatture e notifiche)
• ricevere assistenza da personale tecnico, tramite l’invio di mail a un contact center.

Ampio spazio è dedicato, inoltre, sia alla documentazione normativa, che ricostruisce il quadro complessivo sul tema della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, sia alla documentazione tecnica che dà evidenza del formato fattura da adottare, delle istruzioni per l’interazione con il SdI e di ulteriori specifiche tecniche.

L’EMISSIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA

L’emissione della fattura elettronica deve passare attraverso l’individuazione del codice identificativo univoco: questo costituisce uno dei dati obbligatori che i fornitori devono inserire nella fattura elettronica, da inviare al Sistema di Interscambio. Oltre ai dati fiscali obbligatori, devono essere presenti nel formato della fattura elettronica laddove richiesti anche i codici Cig e Cup secondo quanto previsto dall’art.25 D.L. n.66/14.

La fattura elettronica richiede inoltre l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente che attesta la data, l’autenticità della provenienza della fattura e l’integrità del suo contenuto e del riferimento temporale.

Come indicato sopra, la trasmissione delle fatture deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/home/servizi+online/sid), che rappresenta il punto di incontro tra i fornitori della Pubblica Amministrazione e gli uffici degli Enti locali.

CONTABILIZZAZIONE E CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Le fatture elettroniche trasmesse dai fornitori al Sistema di Interscambio devono essere obbligatoriamente conservate in modalità elettronica: infatti, ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 le fatture elettroniche devono essere conservate in modo sostitutivo entro il termine di 3 mesi dalla scadenza prevista per l’invio telematico della dichiarazione annuale.

La Circolare n.36/E del 6 dicembre 2006 dell’Agenzia delle Entrate consente – tuttavia –  la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico. E’ quindi consigliabile adottare diversi registri sezionali Iva, per le fatture tradizionali e per le fatture elettroniche.