L’utilizzo di report aziendali finalizzati al monitoraggio dei KPI – Key perfomance indicator ha assunto sempre maggiore importanza in ambito aziendale, specialmente in questi momenti di crisi in cui si rende necessario  dare sensibilità al management dei risultati raggiunti nel modo più efficace e veloce possibile.

 In tal senso, ci viene incontro Excel che già nella versione 2010 ha introdotto migliorie e nuovi tools per aiutare la creatività nella preparazione dei cosiddetti “Corporate Dashboard” da presentare al management. In tal senso analizzeremo in questo percorso due strumenti molto utili:

• i Micro Trend Chart

• e le Sparklines

I primi sono dei mini chart che possono arricchire notevolmente i nostri report aziendali e che sono realizzabili semplicemente con l’utilizzo di due funzioni excel: Ripeti  e Max.

Le Sparklines, invece, si presentano come mini grafici, collocabili in una specifica cella di Excel. Il termine “Sparklines” fu utilizzato per la prima volta da un professore emerito in Scienza Politica, Statisitca e Scienza del Computer, alla Yale University – Edward Tufte – che le definì come grafici energici e semplici di dimensione simile ad una parola.

In questo articolo analizzeremo  i Micro Trend Chart.   In un ulteriore articolo  – di prossima pubblicazione –  invece, ci concentreremo sulle Sparklines.

MICRO TREND CHART

 La realizzazione di Micro Trend Chart passa attraverso l’utilizzo di due semplici funzioni Excel:

•  Funzione Ripeti: questa funzione è utilizzata per ripetere una stringa o un carattere specificato per tante volte quante indicate nel secondo parametro.La sintassi della funzione è la seguente: RIPETI(Testo;Numero).  Quindi per esempio scrivendo “=RIPETI(“X”;3)”, il risultato che scaturirà sarà: XXX. In caso di Excel in inglese la funzione da utilizzare è la “REPT”.

• Funzione Max:  questa funzione restituisce il valore maggiore di un insieme di valori. La sintassi della funzione è la seguente: MAX(num1;num2;…).  Quindi per esempio scrivendo “=MAX(3;5;7)”, il risultato che scaturirà sarà: 7. Gli argomenti possono essere numeri oppure nomi, matrici o riferimenti contenenti numeri. Se gli argomenti non contengono numeri, MAX restituirà 0 (zero).

 Vediamo ora come abbinando le due funzioni si possa costruire un Micro Trend Chart. Supponiamo di voler abbellire una tabella relativa all’Analisi Vendite da presentare in Consiglio di Amministrazione:

Per migliorare l’aspetto della nostra tabella e dare un maggior impatto visivo potremmo aggiungere una terza colonna e utilizzare la funzione ripeti come indicato qui di seguito: “=RIPETI(“I”;G7*100)”. La funzione Ripeti può poi essere aggregata alla funzione “Max” per delimitare l’intervallo dei valori, come per esempio: “=+RIPETI(“I”;(G7)/MAX($G$7:$G$11)*100)”.  Il moltiplicatore * 100 può essere personalizzabile e anche in questo caso consente di variare la lunghezza delle barre.  Nel riquadro in basso è possibile visionare il risultato. Per rendere più accattivante il risultato visivo abbiamo utilizzato 3 colori diversi e inserito manualmente i range di intervallo “0%              50%            100%         150%” sia in alto e in basso delimitando tra due righe. Il risultato è il seguente:

Nel nostro esempio abbiamo utilizzato il carattere “I” come carattere da ripetere. Ovviamente ogni utente può scegliere il carattere che ritiene più opportuno, inclusi i caratteri speciali. In questo caso, però conviene digitare il carattere speciale in una cella (per esempio “A1”) e aggiornare la formula sopra. Per sempio digitiamo nell cella A1 il carattere: █ e scriviamo la seguente formula: “=+RIPETI(§A§1;(G7)/MAX($G$7:$G$11)*100)”.

Ovviamente anziché usare le barre orizzontali si possono usare anche dei modelli con barre verticali. La sostanza e la logica non cambia dipende dal tipo di presentazione e dal gusto personale di chi predispone questi documenti.

In basso presentiamo un screenshoot di un report tipo preparato mediante l’utilizzo dei Micro Trend Chart. Per ricevere il file matrice in formato .xlsx registratevi al mio blog (inserite vostro indirizzo mail nel riquadro in alto a destra diventando miei follower) e inviatemi una email all’indirizzo: marcochilla@yahoo.it.